Dalam berbagai kasus, didalam sebuah instansi dapat berjalan dengan baik jika Manajemen dan Administrasi nya berjalan dengan baik. Manajemen yang saya maksud adalah Tata Kelola (pengaturan) segala sesuatu didalam instansi, mulai dari Tata Kelola Kepegawaian sampai dengan Tata Kelola ruangan dan alat kerja didalam Instansi. Sedangkan, Administrasi adalah kegiatan catat mencatat yang bersifat ketatausahaan instansi.
Dalam tata kelola Administrasi, pengarsipan Dokumen amat dibutuhkan dalam sebuah instansi. Dewasa ini terkadang dapat membuang waktu dalam kontrol arsip. Karna banyaknya dokumen yang harus tetap ada dalam kurun waktu penyimpanan (Retensi Arsip), dan lagi sewaktu-waktu arsip dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan lainnya.
Lalu Bagaimana sebuah instansi mengelola Arsip?
Pada umumnya instansi akan berupaya mengelola arsip dengan cara konvensional yaitu dengan meletakkan arsip dengan Filling Cabinet yang tertata rapi dilemari arsip atau dengan menempatkan file hasil scan dokumen kedalam folder-folder di partisi Hardrive miliknya. Lalu bagaimana dengan kasus jika instansi harus meletakkan arsip menjadi 1 tempat. masihkah cara-cara konvensional tersebut efektif dilakukan?
Otomasi Dalam mengelola arsip instansi sangat diperlukan. Cara ini dapat menghemat Waktu dan juga meminimalisir keteledoran manusia dalam mengelola dokumen.
Dengan memanfaatkan Sistem Informasi yang fleksibel dan fungsional dapat menghemat waktu dalam melakukan pengarsipan di instansi.
